Guía de administración de la institución

Entrar por primera vez

• Su código de institución llegó por correo cuando se creó la institución (y otra vez al activarse). Con ese código entran las familias al crear su cuenta y el personal al crear la suya. Compártalo solo dentro de la institución.
• Cree su cuenta de personal desde la aplicación: en la pantalla de entrada toque Crear cuenta, elija Profesor/a o personal de un colegio y escriba el código de la institución. Como su correo es el designado al crear la institución, entra directo como administrador/a.
• Cualquier otra persona que use el mismo código entra como profesor/a pendiente de aprobación: usted decide si la aprueba. Así nadie se queda con el control de la institución por llegar primero. Si quiere que alguien más administre, en la lista de personal tiene Hacer administrador/a (y Volver profesor/a para deshacerlo).
• Si olvida su contraseña, en la pantalla de entrada está ¿Olvidaste tu contraseña?: recibe un enlace por correo.
• Una sola entrada, varios sombreros. Con su correo y contraseña la aplicación abre el panel de administración; desde su nombre, arriba a la derecha, puede Ver como profesor/a o Entrar como padre/madre (sus propios hijos/as, con el plan completo mientras sea parte del personal). Desde la pantalla de perfiles vuelve con Volver al panel de administración.
• Suspender una cuenta de familia. Si una familia incumple las normas, en Comunidad → Familias tiene Suspender (con motivo): no podrá entrar hasta que la reactive con Reactivar; no se borra nada.
• Verificación en dos pasos (recomendada). Desde su nombre, arriba a la derecha → Mi perfil → Activar: escanea un código con una aplicación de autenticación (Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Authy…) y, desde entonces, al entrar se le pide además el código de seis cifras de su teléfono. Si cambia de teléfono, en el mismo sitio está Cambiar de teléfono; si alguien de su equipo pierde el suyo, en la lista de personal tiene Restablecer 2 pasos.

Cómo está organizado el panel

El panel tiene cinco pestañas abajo (en el celular) o arriba (en la computadora):

• Resumen: lo que espera una acción suya (Por atender) y las Métricas de uso de su institución.
• Comunidad: Familias, Grupos, Profesores, Inscripción y Quién llegó.
• Solicitudes: las solicitudes de las familias sobre sus datos personales.
• Contenido: editar los mundos y los retos, y exportar o importar el contenido.
• Ajustes: el código y la marca de la institución, cuándo salen los correos y la configuración.

Aprobar profesores

• En Comunidad → Profesores aparece quien creó su cuenta con el código de la institución y está esperando. Toque Aprobar o Rechazar. Al aprobar, la persona recibe un correo y entra a su panel de profesor/a.
• Debajo está el personal de la institución: todas las cuentas aprobadas. Desde ahí puede quitar el acceso a quien ya no trabaja en la institución y reenviar el correo a quien no lo recibió (Reenviar correo).
• Un profesor/a puede editar los mundos y los retos de su institución y recibe cada viernes el informe de sus estudiantes.

Familias y estudiantes

• En Comunidad → Familias están las familias de la institución con sus estudiantes. Busque por el correo del padre o madre o por el nombre del niño/a.
• La cuenta es del adulto: cada estudiante es un perfil dentro de la cuenta de su familia y entra tocando su nombre, sin contraseña.
• Si una familia le pide por fuera de la aplicación que se eliminen los datos de un estudiante, puede hacerlo desde aquí. Se eliminan de forma definitiva.
• Lo que cada familia necesita para empezar está en la guía para familias: en Ajustes → Institución la puede descargar en PDF con el código de su institución ya escrito, o enviarla por correo desde el mismo sitio.

Qué profesor atiende a cada estudiante

• En Comunidad → Grupos elija el profesor/a de cada estudiante. Se guarda solo, sin botón.
• Cada profesor/a recibe el informe semanal únicamente de sus estudiantes. Un estudiante sin profesor aparece en Por atender hasta que se le asigne uno.

Quién puede entrar con su código

• En Comunidad → Inscripción elige cómo se entra a su institución: Con código (lo más simple), Por correo del colegio (además del código, el correo de la familia tiene que ser del dominio del colegio) o Solo los de la lista (además del código, el correo tiene que estar en la lista de estudiantes que usted carga).
• En Comunidad → Quién llegó ve quién entró con su código. Si el código se filtró y entraron familias que no son de la institución, puede sacarlas: no se borra ninguna cuenta, vuelven a Robi Lab sin institución.
• Si el código circuló fuera de la institución, genérelo de nuevo en Ajustes → Institución. El anterior deja de servir para cuentas nuevas; las cuentas que ya existen no se ven afectadas.

Solicitudes sobre datos personales

• Una familia puede pedir desde la aplicación acceso, corrección o eliminación de sus datos. Cada solicitud llega a Solicitudes y usted recibe un correo con un botón que abre esa solicitud.
• Respóndala desde ahí. La familia recibe su respuesta por correo. Las resueltas quedan agrupadas aparte, y hay un buscador por correo, tipo o detalle.

El contenido: mundos y retos

• En Contenido → Editar mundos y retos se abre el editor, el mismo que usan los profesores: se pueden crear mundos, añadir retos, guardarlos como borrador y publicarlos. No hace falta saber programar. Hay una guía aparte para ese editor: la guía del profesor/a.
• Lo que su institución publique lo ven solo sus estudiantes. Los cambios que Robi Lab haga después a su propio catálogo no tocan el suyo.
• Exportar todo el contenido descarga una copia; Elegir archivo para importar la vuelve a cargar. Sirve para respaldar o para pasar el contenido a otro sitio.

La marca de su institución

• En Ajustes → Institución está el logo, el nombre y cargo del representante y el mensaje de bienvenida. El logo y la firma del representante aparecen en los certificados que ganan los estudiantes al completar un nivel.
• El mensaje de bienvenida lo escribe la institución con sus propias palabras: aparece en el correo que recibe cada familia al crear su cuenta, firmado por el representante. Si se deja vacío, el correo dice simplemente que la institución eligió Robi Lab, sin atribuirle palabras.

Los correos que salen solos

• A los profesores, cada viernes a las cinco de la tarde: el informe de la semana de sus estudiantes.
• A las familias, el último día del mes: el resumen mensual de cada estudiante, si la familia lo aceptó.
• A usted: el informe de la institución, los profesores que esperan aprobación, las solicitudes sobre datos y los avisos de la institución.
• En Ajustes → Correos puede cambiar los días y las horas. Ya viene configurado: cambie solo lo que necesite.
• Cada persona recibe los correos en el idioma en que usa la aplicación: el idioma se apunta solo en su cuenta.

Idioma

• La aplicación abre en el idioma del aparato la primera vez, y en la pantalla de entrada hay un enlace con el otro idioma. Cada persona la usa en el suyo; no hay nada que configurar por la institución.

Cuando la institución se pausa o el acuerdo termina

• Si el acuerdo con Robi Lab se pausa, las familias y el personal de la institución no pueden entrar mientras dure, pero no se pierde nada: el avance de cada estudiante queda guardado tal cual, y los días de pausa se suman al final de la vigencia. Al reanudar, todo vuelve como estaba.
• Cuando el acuerdo termina, los datos y el avance se conservan durante doce meses por si la institución decide volver. Una familia siempre puede pedir que se eliminen antes.
• Lo que le reportan desde la aplicación aparece en Solicitudes → Reportes: quien lo tome escribe la respuesta ahí y le llega por correo a quien lo mandó.
• Ante cualquier duda, escríbanos: soporte@robilab.app.